Предмет бухгалтерського обліку

При наявності в справі документів за кілька місяців документи помісячно розділяються аркушами паперу із зазначенням місяця.

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, до яких вони належать.

Склалися певні правила угруповання у справи за видами і хронології. Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами; накази по основній діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу; справжні примірники наказів по основній діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом з додатками в порядку їх номерів. Документи до наказів по основній діяльності групуються і підшиваються окремо.

Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених строками їх зберігання. Документи, що є підставою для видання наказу по особовому складу, підшиваються в особисті справи співробітників або утворюють самостійне справу додатків до даних наказам.

Документи у звітах необхідно розташовувати в певній послідовності. Наприклад, документи звіту про фінансову діяльність організації, що складаються з балансу, пояснювальної записки та додатків до нього, мають у своєму розпорядженні в такому порядку: пояснювальна записка до звіту, потім баланс і в кінці - додатки. Особові рахунки співробітників організації по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них в алфавітному порядку прізвищ. Протоколи засідань ради трудового колективу або зборів акціонерів організації групуються за хронологією і порядку номерів. Документи, підготовлені до засідань, зберігаються після протоколів у послідовності розгляду питань.

Листування групується за календарний рік і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.