Предмет бухгалтерського обліку

Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи, що відображають основний зміст діяльності організації, групуються в одному справі за умови, що вони стосуються одного і того ж питання.

Теки з документами переплітаються. На титульному аркуші зазначаються найменування організації, назва і порядковий номер у справі з початку року, звітний період (рік, місяць), номер відомості, загальна кількість аркушів у справі, строк зберігання справи.

Строки зберігання окремих первинних документів, відомостей, звітів та інших матеріалів визначені «Переліку типових документів, що утворюються в діяльності ... підприємства із зазначенням термінів зберігання матеріалів », затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988, у редакції рішення Державної податкової служби РФ, Росархіву від 27.06.96 р. та Федерального закону« Про бухгалтерський облік ».

Відповідно до цього Переліку до документів з терміном зберігання 1 рік відносять листування про строки подання бухгалтерської та фінансової звітності; до документів з терміном зберігання 5 років - квартальні баланси та звіти організацій з пояснювальними записками, протоколи засідань комісій з розгляду та затвердження квартальних бухгалтерських балансів і звітів, допоміжні книги і картотеки системного та позасистемна обліку, контрольні книги, журнали і відомості, шахові журнали, касові книги, книги і картотеки підзвітних осіб, оборотні та накопичувальні відомості по аналітичним і синтетичним балансовими рахунками, касові виправдувальні документи, головні книги і журнали, а також акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій та матеріали до них; до документів з терміном зберігання 10 років - річні баланси та звіти організацій з пояснювальними записками, передавальні і розподільні баланси, ліквідаційні баланси з додатками і пояснювальними записками, протоколи засідань комісій з розгляду та затвердження річних бухгалтерських балансів і звітів, інвентарні описи, слічітельние відомості, протоколи засідань інвентаризаційної комісії з розгляду слічітельних відомостей та інші матеріали з інвентаризації будівель і споруд, книги і картотеки з обліку будівель та споруд. Паспорти будівель, споруд та обладнання зберігають до списання з балансу зазначених цінностей. Особові рахунки робітників і службовців повинні зберігатися 75 - У років, де В - вік осіб на момент припинення ведення особового рахунку. За відсутності особових рахунків розрахункові відомості на видачу заробітної плати повинні зберігатися протягом 75 років. При припиненні діяльності організації документи, пов'язані з нарахуванням та виплатою заробітної плати працівникам, підлягають обов'язковій здачі в державні архіви.

Вилучення первинних документів у організації дозволяється тільки органам дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судів та податковим інспекціям на підставі їх постанов відповідно до чинного законодавства Російської Федерації. Вилучення документів оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку керівникові організації або головному бухгалтеру.

З дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення документів, головний бухгалтер чи інша посадова особа може зняти копії з вилучених документів із зазначенням підстави і дати вилучення.

У разі пропажі або загибелі первинних документів керівник організації призначає комісію з розслідування причин їх пропажі або загибелі.